5 razones por las que las reuniones en persona siguen siendo importantes

Al estar en la industria de la organización de eventos, los vendedores están constantemente ofreciendo las tecnologías virtuales para realizar eventos de más fácil acceso a un público más amplio.
Una experiencia inolvidable que siempre recordaré es cuando un vendedor vino a mi oficina para lanzar su producto virtual y al final de la reunión le pregunté: «Si este producto es tan bueno, ¿por qué estás sentado aquí en persona?» Después de una unos momentos de silencio, dijo: «es más eficaz vender en persona que a través de un ordenador.»

Fin de la reunión.

De acuerdo con una reciente encuesta del Meeting Professional International, se prevé que la asistencia virtual crecerá al doble de la tasa de asistencia en vivo. Este aumento es el mayor cambio en la forma en que se ejecutan las reuniones desde la introducción de PowerPoint.

Sin embargo, si bien creo que las reuniones virtuales pueden ser útiles en ciertas circunstancias (cuando el tiempo es corto y la distancia es demasiado lejos), hay muchas razones por las cuales eventos en persona son más eficaces para las empresas, grandes y pequeñas.

  1. Reduce distracciones

¿Cuántas veces ha asistido a una reunión virtual sólo para ser desviado por correos electrónicos entrantes de sus socios o su secretaria? Soy culpable; todos lo somos. Es simplemente inevitable.
Una reciente encuesta de InterCall muestra que de los 340 gerentes encuestados, sólo el 62 por ciento dijo iniciar sesión desde su oficina. Sin embargo, más de una cuarta parte de los encuestados se conecta desde la cama (14 por ciento), su coche (9 por ciento) o desde la playa o la piscina (5 por ciento)!
Al asistir a un evento en persona esas distracciones virtuales innatas se eliminan para los participantes. También – puede sonar extraño – la presión de los otros asistentes en la sala ayuda a mantener la atención en los altavoces.

  1. Más allá del contenido

Cuando la visita es presencial  existe una inversión en dinero y tiempo (por ejemplo, tomar un vuelo para asistir); eso indica de que están comprometidos. Y estos asistentes son más propensos a participar en sesiones de trabajo, cenas de post-evento y otros eventos de networking, lo que lleva a una experiencia más envolvente y completa.

Cuando las reuniones se llevan a cabo en persona, hay una oportunidad única para ser creativo y dejar una impresión duradera sobre su marca y la cultura de la compañía. Una experiencia en vivo significa que los asistentes pueden participar en múltiples sentidos que simplemente no se pueden duplicar frente a un ordenador.

  1. La zona de confort es eliminada

Hay algo estimulante en estar en una oficina con gente que está tan interesada en hablar sobre el mismo tema en cuestión. Además, está latente la posibilidad de renovar el entusiasmo de los asistentes y centrarse sobre el tema de discusión.

Los asistentes están físicamente en una habitación con otros pares que tienen el mismo objetivo de aprendizaje, pero de diferentes orígenes. Esto permite que las relaciones sean significativas para crecer más allá de sus industrias.

4. Networking remueve los obstáculos

Detrás de una pantalla no es un lugar efectivo para conocer gente. La apresurada naturaleza de los eventos en línea puede ayudar a los asistentes a «conocer» un mayor número de personas, pero el mundo virtual permite menos tiempo de calidad para interactuar con los demás.

Un artículo publicado recientemente en la revista Psychology Today, sugiere que demasiado tiempo detrás de una pantalla puede obstaculizar la capacidad de las personas para reconocer las emociones, una herramienta vital para la construcción de relaciones sociales exitosas.

5. Mantenemos el “Off the Record”

Al asistir a un evento en persona, hay una gran oportunidad para hablar con mayor libertad en situaciones de uno-a-uno. También hay una mayor sensación de confianza que frente a  hablar en online, y tendrá menos chance de ser sacado de contexto.

La próxima vez que evalúe si hay suficiente presupuesto para reunirse en persona, tenga en cuenta estos puntos. Mientras que el tiempo y el coste es una mayor inversión, considere alcanzar los objetivos que su organización está tratando de alcanzar.

 

 

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